Waarom IT-projecten van de overheid het budget overschrijden

34% van de ICT-projecten gaat over het budget

ICT-projecten hebben een reputatie opgebouwd binnen de overheid. Afgelopen april is project ‘Inspect’ stopgezet door de Nederlandse voedsel en warenautoriteit (NVWA). Het ging om software waar de bevindingen van inspecteurs in restaurants, controleurs van de tabaksverkoop en inspecteurs rondom dierenwelzijn in bijgehouden konden worden. De deadline was niet haalbaar en het project was al 60 miljoen over het budget heen gegaan. Daarbij zou het nog tientallen miljoenen extra kosten om het tot een succes te brengen. Helaas is dit project geen uitzondering op de regel… want in de overheid gaat 34% van de ICT-projecten over het budget. 

BIT

Het Bureau ICT-toetsing kwam met het advies om Inspect te stoppen. BIT is een speciale instantie die toeziet op ICT-projecten in de overheid vanaf 5 miljoen euro. Ze bekijken de risico’s en slaagkans van overheidsprojecten en projecten van zelfstandig bestuursorganen. In het kort, beantwoordt hun onderzoek twee vragen; ‘Streeft het project een helder doel na of lost het een probleem op?’ en ‘Is het project zo ingericht dat er vertrouwen is dat het doel ook wordt gehaald?’ Punten die bij aanvang van het project eigenlijk al waterdicht moesten zijn…

Waar gaat het mis?

1. Intern beperkte IT-kennis, extern beperkte overheidskennis

Als een project wordt uitbesteed dan is het duidelijk dat de nodige kennis niet of beperkt intern beschikbaar is. Daarnaast is een onderschatting door een dienstverlener, die gewend is in het bedrijfsleven te werken, snel gemaakt. Binnen de overheidssector is bijvoorbeeld veiligheid vaak onbetwistbaar en dat kost veelal meer tijd en geld dan verwacht. Veel vergelijkbare IT-projecten zijn binnen de overheid veel complexer dan die in het bedrijfsleven.

2. Aanbestedingsprocedures stimuleren ambitieuze voorstellen

In de overheid wordt vaak gewerkt met aanbestedingsprocedures. De overheid legt een bepaald probleem voor waar ze een oplossing voor willen en iedereen kan daarop reageren. Een dienstverlener moet dus met een aantrekkelijke voorstel komen, om te kunnen winnen van de concurrentie. Hoe val je dan op? In ieder geval niet een bescheiden en terughoudende aanpak. Hierdoor wint vaak de slimste aanbestedingsschrijver en niet altijd de beste partij.

3. Tegenslagen niet meerekenen

ICT projecten zijn vaak onvoorspelbaar. Zelfs de allerbeste ontwikkelaars kunnen fouten en verkeerde inschattingen maken. Al helemaal als het gaat om het creëren van unieke, niet bestaande, software. Deze tegenslagen kunnen nooit 100% voorkomen worden en moeten dus worden meegenomen in het budget. Dit punt wordt, in combinatie met een aanbestedingsprocedure, vaak weggelaten of dichtgetimmerd met meerwerk clausules.

4. Enkel focus op het einddoel

Er is niks mis met een heldere doelstelling, maar succes moet niet te ver weg lijken. Doelstellingen moeten controleerbaar zijn en dat blijkt lastig binnen de overheid. Er worden vooral afspraken gemaakt over het eindproduct, terwijl alle belangrijke tussenstappen worden weggelaten. Op deze manier wordt een fout minder snel opgemerkt en wordt een kleine vertraging makkelijker een blijvend probleem.

Ervaring Jump

Onze ervaring is dat succes in kleine stapjes komt. Ook (of juist) in grote projecten. Het is van cruciaal belang dat er doorlopend zichtbaar resultaat kan worden getoond aan de betrokkenen. De methode die we o.a. bij Defensie hebben toegepast speelt hier op in. IT is een doorlopend proces en niet een eenmalig project. Dit proces moet nauwkeurig gemanaged worden. Daar wordt de verantwoordelijke binnen de organisatie sterk bij betrokken. Wil je weten wat we voor jouw overheidsorganisatie kunnen betekenen? Lees verder over de mogelijkheden binnen de overheid of neem direct telefonisch contact op.