6 vragen om rekening mee te houden bij IT projecten in de overheid

De combinatie van overheid en IT wordt vaak (onnodig) als mismatch gezien. De complexiteit van het ontwikkelproces ligt hoog door de vele externe factoren die meespelen. We helpen graag mee door een aantal belangrijke vragen op een rijtje te zetten, die je na kan lopen alvorens het project van start gaat.

Kan je rekening houden met politieke interferentie?

IT-projecten binnen de overheid kunnen soms worden beïnvloed door politieke druk, wat kan leiden tot veranderingen in de projectdoelstellingen en scope, waardoor het project in gevaar komt. Bovendien is het nodig om rekening te houden met toekomstige (wets)veranderingen. Zo kan de software toekomstgericht worden opgebouwd.

Staat de status quo digitalisering in de weg?

Overheidsinstanties hebben vaak te maken met complexe processen en bureaucratie, wat kan leiden tot inefficiënties in IT-projecten. Regels en procedures zijn nodig, maar kunnen er ook voor zorgen dat het digitaliseringsproces vertraagd wordt. Zorg ervoor dat je conflicterende belangen zo veel mogelijk vermijdt.

Is er in de planning rekening gehouden met tegenvallers?

Als er geen passend plan is opgesteld voordat het project begint, kan dat leiden tot onverwachte problemen. Er moet voldoende rekening gehouden worden met tegenvallers. Software moet uitvoerig getest worden en zelfs dan is het lastig om problemen uit te sluiten. Daarnaast worden binnen de overheid IT-projecten vaak breed ingestoken zodat meerdere functies met één stuk software kunnen worden gerealiseerd. Een lang traject maakt het opstellen van een accurate planning extra uitdagend.

Is er genoeg IT kennis in huis om het project tot een succes te brengen?

Is de juiste technische expertise in huis om jouw IT-projecten uit te voeren? Vaak komt het idee bij behoeftestellers vandaan zonder IT-functies. Als die lijn te ver wordt doorgetrokken kan dit leiden tot verkeerde beslissingen en suboptimale oplossingen. Zorg altijd dat je ook intern voldoende technische kennis beschikbaar hebt om een project te sturen en de expertise van externe partijen te toetsen.

Wie zijn de stakeholders en wat zijn hun belangen?

Het ontwikkelproces is binnen de overheid extra lastig omdat het voortdurend onder de aandacht wordt gebracht en veel betrokkenen kent. Een fout is snel opgemerkt en kan grote gevolgen hebben. Zware eisen stellen om dat te voorkomen maakt het project weer extra complex. Tussen deze belangen balanceren is een ware kunst. Een project opdelen in meerdere stukken kan zorgen dat de complexiteit beperkt blijft ondanks de zware eisen. De burgers hebben wensen, maar de ambtenaren die met hen meedenken ook. Een goed overzicht zorgt ervoor dat je doelgericht kan werken en wensen kan prioriteren.

Hoe blijven stakeholders in contact?

Communicatie tussen verschillende stakeholders, waaronder de IT-afdeling, gebruikers en managers, kan een cruciale factor zijn voor het succes van IT-projecten. De juiste software kan immers enkel tot stand komen als er wordt samengewerkt en de resultaten tussentijds worden geëvalueerd. Gebrekkige communicatie kan leiden tot misverstanden, vertragingen en foutieve oplossingen.

Onze overheidservaring

Bij Jump vinden we dat juist de overheid de kansen rondom digitalisering moet pakken. We kennen de obstakels en helpen je om ze te vermijden. De juiste software kan processen een stuk gemakkelijker maken, zowel voor de interne organisatie als voor de burger. We denken graag vrijblijvend mee over de mogelijkheden.