Wat als Excel ontoereikend wordt?

Excel is een laagdrempelige manier om data op te slaan en te bewerken. Dat gaat aan het begin goed, tot het document complexer wordt. Dit kan resulteren in uitgebreide rekensheets met soms wel honderden rijen. Excel biedt de mogelijkheden om het te faciliteren, maar in de praktijk blijkt niet iedereen binnen de organisatie een Excel goeroe te zijn. Dat brengt verschillende problemen met zich mee. In welke gevallen weet je dat een alternatief voor Excel een goede richting is? Hieronder lichten we een aantal situaties toe.

In de knoop met alle versies

Excel levert al snel problemen op als meerdere personen ermee werken en eigen versies creëren. Updates door verschillende mensen kunnen de kerngegevens beschadigen en het bestand onbruikbaar maken. Het terugzoeken is geen pretje, laat staan het herstellen van een document.

Online spreadsheets lossen dit voor een deel op omdat iedereen dan dezelfde versie bewerkt. Als dataintegriteit en versiebeheer belangrijk is, is de overstap naar een (maatwerk) applicatie een goede keuze. Een maatwerk applicatie zorg dat aanpassingen netjes worden bijgehouden en iedereen werkt met realtime data. Bovendien kies je zelf wie de gegevens mag bewerken en op welk niveau. Naast dat dit de gebruikerservaring verbetert, beperkt het ook de kans op fouten.

Excel is niet bedoeld als beheersysteem

Voor (tijdelijke) opslag van data lijkt Excel als snel de juiste oplossing. Voor grotere hoeveelheden (complexe) data een database. Ook als er relaties tussen bestanden moet leggen, wordt het lastig. Excel biedt (te) beperkte opties waarmee dit uit te voeren is, waardoor je snel tegen het plafond aanloopt. Omgekeerd biedt een applicatie de mogelijkheid om gegevens uit verschillende bronnen samen te brengen. Een (maatwerk) invoerapplicatie vormt in dit geval een uitstekende basis voor eenduidige, veilige opslag en het raadplegen van data.

Securityproblemen in Excel

Excel wordt (te) vaak gebruikt voor de opslag van vertrouwelijke gegevens. Denk hierbij aan persoonsgegevens en financiële data. Excel biedt een aantal beperkte beveiligingsmogelijkheden, zoals een wachtwoord. Het probleem is dat dit eenvoudig omzeilt kan worden. Een datalek ontstaat eenvoudig als de sheet buiten de organisatie terecht komt. Hierdoor is het niet aan te raden om vertrouwelijke gegevens in spreadsheets te bewaren. Bovendien stelt de AVG-wetgeving strenge eisen aan de opslag en verwerking van persoonsgegevens. In een maatwerk applicatie kunnen gegevens versleuteld bewaard worden en ook de toegang tot de data kan worden beperkt. Hierdoor ben je in staat om te bepalen wie welke gegevens kan zien en zorg je ervoor dat je data veilig opgeslagen staat.

Omschakelen van Excel naar eigen bedrijfsapplicatie

Kortom, als je efficiënter, veiliger en minder foutgevoelig wilt werken, is bedrijfssoftware een goede optie. Soms is er kant en klare software waarmee je Excel kan vervangen. Mocht dit niet het geval zijn, omdat je specifieke wensen hebt of een unieke werkwijze, dan kan maatwerk software een oplossing bieden.