Slimme alternatieven voor Excel

Excel is erg veelzijdig, maar daardoor ook bewerkelijk en foutgevoelig. Het is uitermate geschikt voor tijdelijke registraties en berekeningen. Menig organisatie gaat vaak nog een stuk verder, maar let op: de ogenschijnlijke Excel-kunstwerken kunnen veranderen in grote uitdagingen en problemen… We helpen je graag op weg een aantal alternatieven voor Excel.

Wanneer is Excel toereikend?

Excel wordt vaak gebruik om tekortkomingen uit basis-systemen op te vangen. Voor tijdelijke aard en niet kritische toepassingen is dit prima. Denk daarbij aan een concept-begroting voor een evenement, een actielijst of een simpele analyse. Als het veel verder gaat dan dat of als er gevoelige data bij gemoeid is, dan is het verstandig om te kijken naar alternatieven.

Wanneer wordt Excel ontoereikend?

Bij kritische en doorlopende toepassingen moet je met Excel oppassen. Er sluipen snel fouten in de bestanden. Dit gebeurt vooral als je met meerdere mensen in één bestand werkt. Iedereen kan zaken veranderen en versiebeheer wordt lastiger. Zeker als het bestand over en weer gemaild wordt. Maar soms is het minder zwart-wit. Denk bijvoorbeeld aan systemen die voor nieuwe medewerkers onbegrijpelijk zijn of dat het onderhoud van (en werken met) de documenten veel tijd in beslag neemt. Tevens is de kans op een datalek relatief groot. 

Hoe kan je Excel automatiseren?

Er zijn verschillende alternatieven waarmee je de werkzaamheden in Excel kan versimpelen. Een passende oplossing bespaart vaak veel tijd en geld. Het vinden van deze oplossing kan soms best een uitdaging zijn. We helpen je graag op weg met dit stappenplan! 

Stap 1: Definieer waar jij Excel voor gebruikt

Vaak zijn dit meer zaken dan je denkt. Gebruik je het bijvoorbeeld alleen voor de voorraadadministratie of misschien ook nog als verlenging van je CRM systeem? Overlappen de werkzaamheden in Excel elkaar of juist totaal niet? Zorg in ieder geval dat er een goed overzicht is waarvoor het programma allemaal gebruikt wordt. 

Stap 2: Stel prioriteiten

Alles in één keer automatiseren klinkt aantrekkelijk, maar is een (te) grote stap. Daarom is het belangrijk om je wensen te prioriteren. Welke onderdelen die je in stap 1 gedefinieerd hebt, vormen de grootste knelpunten? Soms kan een klantenbestand heel onoverzichtelijk worden, maar een interne vakantieregistratie in Excel nog prima gaan. Zorg dat je het lijstje van stap 1 op volgorde kan zetten van belangrijk tot onbelangrijk. 

Stap 3: Ga op zoek naar standaard software

Als je weet waarmee je aan de slag wilt gaan, dan kan je op zoek gaan naar standaard software. Denk bijvoorbeeld aan een ERP of CRM systeem. Het aanbod is groter dan je denkt. Als meerdere organisaties tegen vergelijkbare problemen aanlopen, is de kans groot dat hier al een oplossing voor bedacht is. Zoeken naar branchespecifieke oplossingen kan daarbij helpen. 

Stap 4: Verdiep je in maatwerk software

Bij een specifieke werkwijze en/of unieke problemen, is standaard software vaak ontoereikend. In dat geval kan je kijken naar maatwerk software. Dit houdt in dat je software precies naar wens kan laten maken. De benodigde investering is vaak hoger dan die voor standaard software. Het voordeel is dat het precies aansluit op jouw werkwijze, waardoor je efficiënter kan werken. Door deze tijdsbesparing, verdient de investering zich terug. Laat je goed adviseren, want het is belangrijk om de maximale waarde eruit te halen. 

Stap 5: Overweeg een low-code platform

Heb je meerdere applicaties nodig of ga je aan de slag met applicaties die veel doorontwikkeld worden? Dan is het goed om een low-code platform te overwegen. Zo maakt Mendix het mogelijk om apps te bouwen op basis van Excel bestanden. De Excel data is makkelijk te importeren en exporteren. Vooral als je zelf al hele systemen in Excel hebt gebouwd, is Mendix een perfecte uitkomst. Daarnaast ontwikkel je tot 8 keer sneller met low-code, dan met traditionele ontwikkeling. Wederom is het belangrijk om de maximale waarde uit het platform te halen. Laat je dus goed adviseren over de mogelijkheden die low-code biedt.