Interfilter automatiseert meer dan 80% van orderverwerking

Samen met Jump ontwikkelde Interfilter een AI Order Portal in Mendix. De applicatie leest inkomende e-mails en documenten uit, herkent klant- en artikelgegevens, laat medewerkers gericht controleren en verwerkt gevalideerde orders direct in AFAS.

De uitdaging

Interfilter groeit hard, maar wil het toenemende ordervolume niet opvangen door het team verder uit te breiden. Tegelijk wil Interfilter klanten gemak blijven bieden door hen op hun eigen manier te laten bestellen: via e-mail. met of zonder PDF-bijlagen en klant-eigen artikelcodes. Dat vraagt om een oplossing die complexe aanvragen niet alleen uitleest, maar ook correct interpreteert en deze betrouwbaar vertalen naar het interne proces.

Documentverwerking met AI

Jump ontwikkelde een Mendix-gebaseerde AI Order Portal waarin AI, business rules en menselijke validatie samenkomen. Medewerkers werken vanuit één gedeelde orderwachtrij. Zodra iemand een order oppakt, wordt deze gelockt voor andere gebruikers. Zo ontstaat grip op status, eigenaarschap en voortgang.

• Via Microsoft Graph leest de applicatie een centrale Office365-mailbox uit.

• Relevante e-mails en PDF-bijlagen worden geanalyseerd door een AI-model en omgezet naar gestructureerde orderdata.

• In het validatieportaal ziet Inside Sales de aanvraag naast de voorgestelde orderstructuur. Onzekere of ontbrekende gegevens worden uitgelicht, validatiefouten worden direct getoond en correcties kunnen inline worden aangepast.

• Business rules en mappings zorgen dat informatie wordt gevalideerd en het systeem leert van menselijke feedback.

• Na goedkeuring wordt de order direct ingeboekt in het ERP systeem AFAS.

De kracht van de oplossing zit in de combinatie van AI en proceskennis. AI zorgt voor snelheid en interpretatievermogen. De business rules en mappings zorgen voor betrouwbaarheid, controleerbaarheid en aansluiting op de dagelijkse operatie van Interfilter.

AI implementeren met een waardegerichte aanpak

Jump koos samen met Interfilter voor een waardegerichte aanpak. Niet direct alle leveranciers en formats automatiseren, maar starten met de tien belangrijkste leveranciers.

Door te beginnen met de tien belangrijkste leveranciers werd snel waarde gerealiseerd op het grootste volume. Daarna kan Interfilter gericht uitbreiden naar meer leveranciers, documenttypen en uitzonderingen.

Elke uitbreiding verhoogt de automatiseringsgraad en maakt de oplossing beter passend op de dagelijkse praktijk.

Wat levert dit op voor bedrijven zoals dat van jou?

Veel bedrijven verwerken dagelijks orders, aanvragen of documenten die binnenkomen in verschillende formats. Dat maakt automatiseren lastig: de informatie is wel digitaal, maar nog niet direct bruikbaar in je proces.

Met een AI documentverwerkingssoftware van Jump wordt die stap wel automatiseerbaar. Documenten worden niet alleen uitgelezen, maar ook geïnterpreteerd, gevalideerd en omgezet naar gestructureerde data. Daardoor verdwijnt een groot deel van het handmatige controle- en invoerwerk.

Dat levert schaalbaarheid op. Je kan meer volume verwerken, je bent minder afhankelijk van handwerk en je kan sneller uitbreiden zonder extra complexiteit.